Sleman (MTsN 10 Sleman). Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat, MTsN 10 Sleman menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pelayanan Prima di Perpustakaan Darul Ilmi MTsN 10 Sleman, Jumat (30/10/2026). Kegiatan yang berlangsung pukul 13.30 hingga 15.30 WIB ini diikuti oleh guru dan tenaga kependidikan MTsN 10 Sleman.

Hadir sebagai narasumber, Brama Aji Putra, S,Kom. I, M.M  Ketua Tim Humas dan Komunikasi Publik Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY.

Kepala MTsN 10 Sleman, Paijo, S.Ag., M.Pd., dalam sambutannya menyampaikan ucapan selamat datang dan terima kasih kepada narasumber atas kesediaannya berbagi ilmu dan pengalaman. Ia berharap kegiatan tersebut dapat memberikan wawasan baru bagi seluruh peserta dalam meningkatkan kualitas pelayanan di lingkungan madrasah.

“Pelayanan bukan hanya menjadi tugas Petugas Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP), tetapi merupakan tanggung jawab seluruh elemen madrasah. Saya berharap Bapak dan Ibu dapat mengikuti kegiatan ini dengan baik, memperhatikan materi, serta aktif bertanya apabila ada hal yang perlu didalami. Semoga ilmu yang diperoleh menjadi amal jariyah,” ungkap Paijo.

Mengawali pemaparan materi, Brama Aji Putra menegaskan bahwa pelayanan prima merupakan aspek penting dalam membangun citra positif madrasah sekaligus menyamakan persepsi seluruh warga madrasah dalam melayani masyarakat.

“Guru juga melayani masyarakat. Karena itu, pelayanan harus dilakukan dengan hati dan secara profesional. Pelayanan prima merupakan wajah madrasah sekaligus cerminan Kementerian Agama. Guru dan seluruh pegawai adalah representasi Kementerian Agama, sehingga setiap sikap dan perilaku dalam memberikan layanan perlu mencerminkan nilai-nilai positif lembaga,” jelas Brama.

Ia menekankan prinsip utama pelayanan, yakni mengawali setiap interaksi dengan pertanyaan, “Apa yang bisa kami bantu?” bukan justru mengatakan, “Ini bukan urusan saya ! ”

Menurutnya, madrasah hadir untuk memberikan pelayanan kepada berbagai kelompok pengguna layanan, mulai dari peserta didik, orang tua atau wali murid, tamu dan mitra eksternal, guru dan tenaga kependidikan, hingga masyarakat luas, termasuk pengguna layanan melalui media digital.

Brama juga memaparkan lima standar pelayanan prima di madrasah, yaitu ramah, responsif, kompeten, transparan, dan tuntas. Kelima standar tersebut perlu diterapkan dalam setiap bentuk komunikasi dan pelayanan.

Ia memberikan contoh penggunaan kalimat yang santun dan solutif ketika melayani masyarakat. “Terima kasih atas pertanyaan Bapak/Ibu. Berikut kami sampaikan informasi mengenai dokumen siswa yang diperlukan. Apakah masih ada hal lain yang bisa kami bantu?” Contoh tersebut menunjukkan pentingnya komunikasi yang ramah, jelas, dan memberikan kepastian kepada pengguna layanan.

Lebih lanjut, Brama mengajak peserta untuk tidak menganggap remeh setiap persoalan atau keluhan masyarakat. Keluhan harus dipandang sebagai masukan untuk memperbaiki kualitas layanan. Penanganannya dapat dilakukan melalui tahapan mendengarkan, melakukan verifikasi, memberikan solusi, dan melaksanakan evaluasi.

Materi berikutnya membahas pentingnya komunikasi digital dalam membangun kepercayaan dan reputasi madrasah di mata masyarakat. Menurut Brama, setiap informasi dan respons yang disampaikan melalui media digital turut membentuk persepsi publik terhadap lembaga.

Ia mengingatkan agar warga madrasah tidak terburu-buru memberikan tanggapan defensif ketika menghadapi komentar negatif atau serangan terhadap lembaga di media sosial, terlebih dengan menggunakan akun resmi madrasah. Setiap respons perlu dipikirkan secara matang dengan tetap mengedepankan ketenangan dan profesionalitas.

Dalam menghadapi komentar netizen, terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan, yakni mengklarifikasi jenis komentar, memberikan tanggapan secara jelas dan sopan, tetap tenang serta fokus pada substansi persoalan, melakukan koreksi berdasarkan fakta, dan berkoordinasi dengan pihak terkait apabila diperlukan.

“Tidak usah menanggapi akun atau komentar netizen   yang tidak bisa dipertanggungjawabkan, “tegas Bram.

Pada bagian akhir materi, Brama mengajak seluruh warga MTsN 10 Sleman untuk membangun budaya pelayanan secara konsisten. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan menyambut setiap orang secara baik dan hormat, memberikan kejelasan atas setiap pertanyaan, serta menindaklanjuti setiap keluhan melalui pencatatan dan pemantauan.

“Melayani dengan hati, bekerja dengan integritas, dan membangun kepercayaan. Pelayanan prima memastikan setiap orang diperlakukan dengan hormat, memperoleh informasi yang benar, serta mendapatkan tindak lanjut yang bertanggung jawab,” tegasnya.

Kegiatan berlangsung interaktif. Dalam sesi tanya jawab, Humas MTsN 10 Sleman, Ika Damayanti, mengajukan pertanyaa mengenai perbedaan tugas dan cakupan kerja antara Humas dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Menanggapi pertanyaan tersebut, Brama menjelaskan bahwa PPID memiliki cakupan pengelolaan informasi dan dokumentasi yang lebih luas karena melibatkan berbagai unsur dalam instansi. Keberadaan PPID merupakan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), yang bertujuan mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan partisipatif.

Ia juga menjelaskan bahwa pembentukan PPID di setiap instansi dilakukan oleh pimpinan tertinggi instansi. Dalam konteks madrasah, pembentukan PPID berada dalam kewenangan kepala madrasah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

“Diharapkan setiap instansi segera membentuk  tim PPID, “pesan  Bram sebelum mengakhiri sesi.(nsw)